Bu haber kez okundu.

MEB Yazışmalarında Kâğıt Dönemi Artık Kapanmalı

 Bilindiği üzere başta Adalet Bakanlığı olmak üzere birçok kurum tüm yazışmalarında en alt birimlerine kadar otomasyon sistemini oturtmuş, kâğıt dönemini kapatmıştır. Ancak teknolojiyi, tasarrufu ve çevreciliği bu ülkeye öğretmekle görevli olan okullar ne yazık ki hala kâğıtla uğraşmakta ya da ilçe bazında bazı okullar bu konuda özel sektörden hizmet satın alarak güvenli olmayan bir şekilde bu işi sürdürmeye çalışmaktadır. Bu durum ise ne yazık ki hem elektronik imza noktasında yasal açıdan kusurludur hem de Eğitimin misyonu açısından büyük bir eksikliktir.

 

        Okullar açısından resmi yazışmalar ilçe bazında yazıldığı için bazı ilçelerimiz özel sektörde bu konuda öne çıkmış olan bazı programlardan hizmet satın alarak resmi yazışmalarını elektronik ortamda yapmaktadırlar. Ancak buradaki yasal sorun imzaların 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre yasal olarak ıslak imza ile eş olan güvenli imza ile değil de Paint'te herkesin basitçe oluşturduğu ve yasal bir geçerliliği olmayan imza ile resmi yazı gönderiyor olunmasıdır. Nitekim bu programı kullanan ilçelerde ücret ya da atama gibi ciddi konularda kağıtla ıslak imzalı yazının kullanılıyor olması da bunun ispatıdır. Bu durumda bu programla gönderilen diğer yazılar imzasız ve bize göre de yasal açıdan geçersiz sayılmaktadır.

 

       Tasarruf ve Çevrecilik açısından bakıldığında ise binlerce okulda tüketilen kâğıdın zaten yokluk içinde kıvranan okullara ve nihayet milli servete yüklediği maddi külfet internet gibi olanak dururken bu çağda akıllara zarar. Kaldı ki kâğıdın hammaddesi olan ormanlarımızın yok olmasına bağlı olarak yaşanan çevre sorunları da için cabası…

 

       Hal böyleyken ve de e-okul gibi, MEBBİS gibi birçok otomasyon sistemini tamamen kendi imkânlarıyla hayata geçirme başarısını göstermiş olan bir bakanlığın resmi yazışmalar konusunda bir otomasyon sistemini hala kuramamış olması gerçekten düşündürücüdür.  Hoş gerçi merkez-il arasındaki yazışmaların Doküman Yönetim Sistemi (DYS) ile kısmen elektronik ortamda yapıldığı ilçelere ise henüz kurulum aşamasında olduğu bilinmekte ancak asıl israf ve sorun okullardadır. Mesele bu sistemi tüm okullara indirebilmektedir. Bunun da zamanla gerçekleşeceği anlaşılmaktadır ancak onca israftan sonra bu gecikme niye?

 

            Oysa devletin diğer kurumlarında çok ciddi örnekler var ve hem de güvenliğin en düzeyde olması gereken Adalet Bakanlığı 2005'ten beri Ulusal Yargı Ağı Projesi (UYAP) sistemini tüm birimlerinde ve hatta bilgi alışverişi yaptığı dış kurumlarla bile ilişkili olarak kullanmaktadır.  Bu sistemde UYAP-I Merkez teşkilatının tüm resmi yazışmalarını yapmakta iken UYAP-II Taşra teşkilatı ve mahkemelerdeki tüm adalet iş ve işlemlerinde kullanılmaktadır. Milli Eğitim Bakanlığı da eğer kendisi bu sistemi kuramıyorsa tıpkı Adalet Bakanlığı'nın yaptığı gibi bu sistemi üreten Havelsan A.Ş ile bir protokol yaparak da pekâlâ hizmet satın alabilir. Zira bu hizmete ödenecek paranın hâlihazırdaki kâğıt israfının kat be kat altında olacağı kesindir.

 

         Bu düşündürücü ve de bir o kadar rahatsız edici hakikatten sonra işin teknik boyutunu uzmanlarına bırakarak, hem çağa ayak uydurmak hem israfın önüne geçmek hem de okulların işini kolaylaştırmak adına naçizane bizim önerimiz özetle şudur:

 

         1. Tıpkı Adalet Bakanlığının kullandığı UYAP sistemine benzer bir sistemle Bakanlığın Merkez Teşkilatını, Taşra Teşkilatını ve İlgili Kurumlarını da içine alacak şekilde tüm birimleri kapsayan bir e-yazışma sitemine acilen geçilmelidir.

 

        2. Resmi Yazışma Yönetmeliğine uygun olarak Merkez-İl-İlçe-Okullar hiyerarşisi esas alınarak oluşturulacağı belli olan bu sistemde gerekirse İl İdaresi Kanununda ve diğer mevzuatta gerekli değişiklikleri yaparak Valileri ve Kaymakamları aradan çıkarmak sistemin önünü açmak ve yazışmaları daha da hızlandırmak adına önemlidir. Zira Kaymakamın onayı olmadan İle Valinin onayı olmadan da Merkeze yazı göndermenin mevcut mevzuata göre yasal olmadığı bilinmektedir.

 

       3. Okul Müdürleri dahil olmak üzere tüm birim amirlerine ve imza yetkisi olanlara 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak güvenli elektronik imza verilmelidir. Aksi halde zaten yazıların resmiyet kazanması mümkün değildir.

 

       4. Tıpkı  Adalet Bakanlığının yaptığı gibi bilgi alışverişi yapılan tüm kurumları sistemle ilişkilendirilerek diğer kurumlarla da elektronik ortamda yazışma ve bilgi alışverişi sağlanmalıdır. Zira başta mahkemeler olmak üzere devletin tüm kurumlarının okulları muhtarlık gibi bilgi kaynağı olarak gördüğü ve meşgul ettiği bilinmektedir.

 

          5. Tarama yöntemi ve hatta gerekirse web kamera ile elde edilen verilere elektronik imza ile onay verilerek resmiyet kazandırılması ve sistemde kullanılması kâğıdın tamamen ortadan kaldırılması adına önemlidir ve gereklidir.

 

          6. Bilhassa okullara verilen dilekçelerin tarattırılarak sistem üzerinden dilekçede belirtilen konuyu çözmeye ya da bu dilekçeye cevap vermeye yetkili mercie sistem üzerinden anında gönderilmesi (Tabi mevzuat değişikliği yaparak) dilekçe hakkının engellenmemesi ve çözümün hızlanması adına son derece önemlidir. Zira Şube Müdürlüğü konusunda sitemizin başlatmış olduğu dilekçe kampanyasında müracaatlarla ilgili yönetmeliğin 12. maddesi gereği 3 gün içinde silsile yoluyla Bakanlığa ulaştırılmak üzere verilen dilekçelerin bu konuyu çözmeye ve dolayısıyla cevap vermeye yetkili olmayan İl Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından yuvarlak cümlelerle cevap verilmiş olması hem yönetmeliğe aykırı hem dilekçe hakkının kullanılmasını engelleme suçudur hem de konuyu sümen altı etme çabasıdır. Bu tür fahiş hataların yaşanmaması adına bu konu bilhassa önemlidir. 

 

          7. Şimdilik bizim aklımıza gelen bu önerilere ilaveten bu konunun tüm bakanlık çalışanlarının görüş ve önerilerine sunularak herkesin katkısının alınması, kurumun ihtiyaçlarına cevap verecek nitelikte en ideal şekilde olgunlaştırılması hiç şüphesiz önemlidir.

 

 

Not: Sitemiz yazarı Feridun Fikret AKSU ile bir sohbet formatında fikir teatisinde bulunduğumuz bu konunun aslında ne denli önemli bir konu olduğunu fark edince konuştuklarımız belki bir hayra vesile olur temennisiyle “İyilik yap at denize…” kabilinden sohbeti bir çırpıda yazıya döküp naçizane bir öneri olarak ilgililere sunmak istedik. Tabi konunun teknik boyutunu e-uzmanlara bırakarak…

 

www.kamuajans.com

Kaynak: www.kamuajans.com

BU HABERLER DE İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Dikkat!

Yorum yapabilmek için üye girşi yapmanız gerekmektedir. Üye değilseniz hemen üye olun.

Üye Girişi Üye Ol

öğretmen, eğitim, haber, meb, kamu, e okul, öğretmenler, sendika, psikoloji, sağlık, ekonomi, kamuhaber, meb haber, öğretmen haber, eğitim haberleri, öğretmen sorunları, eğitim psikolojisi, milli eğitim, kamu haber